Algumas formas para tornar as reuniões mais eficazes

Muitas vezes dizemos que uma reunião consumiu nosso tempo!
De um modo geral, as reuniões das quais participamos, ou coordenamos, são altamente improdutivas. Mas por que tal ocorre? Dentre os muitos fatores que poderiam ser apontados, alguns destacam-se, como por exemplo, pouca objetividade dos participates; não atendimento aos horários previamnete marcados, ou seja, falta pontualidade; falta de consideração e respeito para com os demais participantes, fuga da centralização no(s) assunto(s) agendado(s), e por aí vai.
Face ao apontado acima, aqui vão alguns lembretes, tanto para os participantes, quanto para quem coordena uma reunião, com o objetivo de tornar as reuniões mais eficazes:
1 - avaliar quando uma reunião é realmente necessária - será que o assunto a ser debatido poderia ser resolvido com um simples telefonema? Ou, falando em tecnologias mais avançadas, com uma video-conferência ou uma áudio-conferência? Se a reunião precisa considerar documentos existentes, tais como relatórios, pareceres, mapas, diagramas, etc, porque não encaminhá-los aos escolhidos para uma reunião, com antecedência suficiente para análise. O encaminhamento mais rápido pode ser por via eletrônica, o que cobre, até mesmo, eventuais grandes distâncias geográficas. Com tais medisas, talvez o tempo da reunião possa ser reduzido, ou até mesmo a reunião venha a ser desnecessária, resolvendo-se os assuntos utilizando os meios eletrônicosdisponíveis. Outra vez, telefone, mail, vídeo-conferência, áudio-conferência, ou algo similar.
2 - ser pontual - em caso de convocação, ou organização uma reunião, seja pontual. Pontualidade denota cortesia e consideração para com todos os participantes. Quem sabe um dos participantes terá outro compromisso em seguida à reunião e não poderá se demorar, devido ao atraso de um outro participante, ou atraso no início da reunião, devido ao coordenador? Com certeza aqueles participantes que chegam à hora marcada estarão sendo penalzados pelo atraso dos demais. Ficará pois, criada uma situação constrangedora para aquele que convocou a reunião: esperar os atrasados, ou começar a reunião sem eles? Em qualquer dos casos o coordendor passará por antipático, para uns ou para outros. Caso não consiga evitar o atraso, pelo menos comunique ao coordenador da reunião que o fato ocorrerá, para deixá-lo à vontade quanto á condução da reunião. Ou, se você é o coordenado, procure avisar aos participantes sobre necessidades de mudança de horário. É uma atitude delicada e que denota respeito para com todos. O coordenador de uma reunião deve concluir a reunião à hora agendada, a fim de não provocar transtornos às agendas dos participantes.
3 - evitar recapitulações para os participantes que se atrasaram - mais uma vez, aqueles que foram pontuais estarão sendo penalizados, em caso de ocorrência de recapitulações.
4 - estar sempre preparado - seja você o coordenador de uma reunião, ou um dos participantes, estar sempre preparado com relação ao(s) assunto(s) a ser(em) tratado(s) caractyeriza seu interesse em contribuir para a solução dos assuntos a serem tratados. É mutio desagradável para os participantes a necessidade de esclarecimentos que deveriam ser de conhecimento de todos. Caso você seja indicado por seu superior para uma reunião, em regime de emergência, procure se inteirar do assunto, ou recuse a indicação, sob alegações óbvias; seu superior tem a obrigação de entender, sob pena de estar contribuindo, também, para o comprometimento da reunião.
5 - ser objetivo - ao participare de uma renião, todos devem ser extremamente objetivos, procurando se ater aos assuntos agendados, sem abordagens de assuntos paralelos. Tocar em assuntos que não dizem respeito à agenda apresentada para a reunião, com certeza comprometerá o resultado e o tempo da reunião. Objetividade é a razão do sucesso de toda reunião.
6 - divulgar a agenda - a agenda de uma reunião deve ser divulgada previamente a todos os paricipantes, com o objetivo central de que cada um se programe para atender adequadamente à reunião. A preparação envolverá familiarização com os assuntos a serem tratados e reserva de tempo para o período da reunião. Possibilita aos participantes tomar conhecimento prévio dos assuntos a serem debatidos, possibilitando a sugestão de inclusão, ou exclusão, de algum ítem que julgue pertinente à análise dos temas da reunião.
7 - estabelecer sobre expectativas - no comunicado-convocação, na agenda e mesmo em conversas anteriores à reunião o coordenador deve ser claro quanto às suas expectativas sobre a participação de cada um e aos resultados da reunião.
8 - documentar o desenvolvimento e resoluções da reunião - durante a reunião o coordenador (ou um designado) deve fazer suas anotações, visando à redação de ata sobre o desenvolvimento do encontro, mencionando, inclusive, as responsabilidades atribuídas a cada um dos participantes. Um ou dois dias após a realização da reunião, no máximo, o coordenador deve distribuir uma cópia da ata para cada um dos que estiveram presentes à reunião. Assim, serão evitadas questões não pertinentes ao desenvolvimento e decisões da reunião. A ata servirá também como ponto de referência para acompanhamento e cobranças relacionadas com ações acordadas durante o evento.
Tenham boa sorte!